El trabajo administrativo: técnicas de simplificación administrativa. Las actuaciones de la Administración de Castilla y León en administración electrónica y simplificación administrativa.
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Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios electrónicos en la Administración de la Comunidad de Castilla y León
Este decreto tiene por objeto desarrollar el Capítulo III del Título II de la
Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León y de Gestión Pública, estableciendo el régimen jurídico de la utilización por la Administración Autonómica de medios electrónicos en el desarrollo de su actividad administrativa y en sus relaciones con los ciudadanos.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
Las disposiciones previstas en este decreto son de aplicación:
a) A la Administración General, sus organismos autónomos vinculados o dependientes y sus entes públicos de derecho privado cuando ejercen potestades administrativas.
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2010, de 11 de marzo, las referencias realizadas en este decreto a la Administración de la Comunidad de Castilla y León se entenderán realizadas a las unidades administrativas, organismos y entes públicos incluidos en el párrafo anterior.
b) A los ciudadanos, en sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León en consonancia con lo previsto en la Ley 2/2010, de 11 de marzo.
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, en el ámbito de la Administración electrónica.
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. En todo caso se deberá permitir conocer su finalidad, identificar al responsable administrativo que la realice, así como llevar a cabo el seguimiento de su uso.
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, en el ámbito de la Administración electrónica.
Artículo 5. Atribuciones de la consejería competente para la dirección y ejecución de las actuaciones en materia de Administración electrónica.
La consejería competente, a través del centro directivo con funciones para la dirección, promoción y ejecución en materia de Administración electrónica, efectuará:
a) El impulso, coordinación y control de la implantación y desarrollo de la Administración electrónica, así como la mejora continua en la prestación de estos servicios.
b) La administración y gestión de la sede electrónica, así como la coordinación de su estructura y contenidos.
c) La aprobación de la política de seguridad de los sistemas de información de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, según lo dispuesto en el artículo 3.
d) La aprobación de la política de firma electrónica y certificados de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, entendida como el conjunto de normas de seguridad, de organización, técnicas y legales para determinar como se generan, verifican y gestionan las firmas electrónicas, incluyendo las características exigibles a los certificados de firma, y estableciendo las directrices y requisitos que garanticen la autenticación y el reconocimiento de firmas y certificados como elemento clave para la interoperabilidad. Dicha política se coordinará con lo establecido en la correspondiente norma técnica de interoperabilidad en esta materia.
e) La gestión de los sistemas de información de Administración electrónica existentes, así como la incorporación a la sede electrónica de otras nuevas herramientas y elementos corporativos comunes.
f) El análisis y establecimiento de los indicadores necesarios para la evaluación, control de la evolución y prospectiva de la Administración electrónica y su seguimiento con relación al resto de administraciones públicas, así como con respecto al ámbito europeo e internacional.
g) La participación en la Red de Observatorios de Administración Electrónica a nivel estatal y europeo y la elaboración de informes sobre el grado de implantación de la Administración electrónica en la Administración de la Comunidad de Castilla y León.
h) El impulso de la transferencia tecnológica a terceros en los términos y condiciones que establezca la política de cesión y reutilización de los sistemas y aplicaciones propiedad de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, según lo dispuesto en el artículo 4 de este decreto.
La Administración de la Comunidad de Castilla y León introducirá el uso de medios electrónicos para facilitar la comunicación entre sus unidades administrativas, organismos autónomos y entes públicos de derecho privado. Solo cuando concurran causas justificadas de carácter técnico que impidan la utilización de medios electrónicos, se podrán utilizar otros medios de comunicación.
La Administración de la Comunidad de Castilla y León deberá utilizar medios electrónicos para comunicarse con otras administraciones públicas, siempre que ello sea posible. No obstante, se podrán utilizar otros medios de comunicación en función del equipamiento tecnológico de que éstas dispongan.
Se suscribirán los convenios necesarios para garantizar las condiciones de su comunicación, salvo cuando dichas condiciones se encuentren reguladas en normas específicas.
En todo caso se garantizará la seguridad del entorno cerrado de comunicación y la protección de los datos que se transmitan de acuerdo con la
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.
CAPÍTULO III
Sede Electrónica
Artículo 7. La sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.
En ella se hará constar de forma visible e inequívoca su condición de sede.
Están incluidos en el ámbito de aplicación de la sede, todas las unidades administrativas, organismos y entes públicos de la Administración General e Institucional de la Comunidad de Castilla y León, conforme lo dispuesto en el artículo 2 de este Decreto.
Mediante convenios se podrán incorporar a la sede contenidos procedentes de otros entes e instituciones del sector público autonómico, así como de otras administraciones públicas.
La titularidad de la sede corresponde a la Administración de la Comunidad de Castilla y León.
La información, los servicios y los procedimientos electrónicos ofrecidos a través de la sede electrónica respetarán los principios de accesibilidad, igualdad y usabilidad.
Los sistemas de información que soporten la sede electrónica deberán garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de las informaciones que manejan, siguiendo para ello las previsiones establecidas en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad.
Dentro del ámbito de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, las consejerías, organismos autónomos y entes públicos de derecho privado, éstos últimos en cuanto ejerzan potestades públicas, serán responsables, en el ámbito de sus respectivas competencias, de la veracidad y actualización de los datos publicados y de los servicios que incluyan información sobre el estado de tramitación de los procedimientos puestos a disposición de los ciudadanos en la sede electrónica.
En el caso de que la sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León contenga un enlace o vínculo a una sede electrónica cuya titularidad corresponde a otra administración pública, esta última será la responsable de la integridad, veracidad y actualización de la información a la que se acceda.
La sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León dispondrá, al menos, del siguiente contenido:
a) Identificación de la sede y de su titular.
b) La relación actualizada de los servicios y trámites administrativos que pueden realizarse por medios electrónicos.
c) Información necesaria para la correcta utilización de la sede, incluyendo tanto el mapa de la sede electrónica o información equivalente, así como la inclusión de aviso legal, si procede, sobre propiedad industrial e intelectual y jurisdicción competente.
d) Fecha y hora oficial de la sede electrónica.
e) La normativa de aplicación a la sede electrónica.
f) Servicios de asesoramiento electrónico al usuario, de acuerdo con lo que establezca la normativa específica de información al ciudadano.
g) Sistema de verificación de los certificados de sede, que estará accesible de forma directa y gratuita.
h) Relación de sistemas de firma electrónica que sean admitidos en la sede electrónica.
i) Servicio de verificación de sellos electrónicos empleados en el ámbito de este decreto.
j) Servicio de comprobación de autenticidad e integridad de los documentos electrónicos empleados por la Administración de la Comunidad de Castilla y León, así como el acceso al Depósito de Originales Electrónicos.
k) Medios disponibles para la formulación de quejas y sugerencias.
l) Acceso al «Boletín Oficial de Castilla y León».
m) Acceso al Catálogo de simplificación documental.
n) Buzón electrónico del ciudadano, según lo establecido en los artículos 28 y 29 de este decreto.
ñ) Acceso al Tablón de anuncios electrónico.
o) Acceso al servicio de información sobre la fase o trámite en la que se encuentran los procedimientos electrónicos tramitados por la Administración de la Comunidad de Castilla y León, según lo previsto en el artículo 46 de este decreto.
p) Perfil de Contratante al que se refiere el artículo 53 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
Artículo 10. Tablón de anuncios electrónico.
La publicación de actos y comunicaciones que por disposición legal o reglamentaria deban publicarse en tablón de anuncios o por edictos, se sustituirá o complementará por su publicación en el Tablón de anuncios electrónico de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, de acuerdo con lo que establezca la normativa que lo regule.
El Tablón de anuncios electrónico de la Administración de la Comunidad de Castilla y León se regulará mediante orden de la consejería competente para la dirección y ejecución de las actuaciones en materia de Administración electrónica, salvo en aquellos procedimientos que requieran una regulación específica.
El Tablón de anuncios electrónico dispondrá de los sistemas y mecanismos que garanticen la disponibilidad, autenticidad, integridad y conservación de la información.
La sede se identificará mediante sistema de firma electrónica basado en certificado de dispositivo seguro o medio equivalente, empleando un certificado electrónico de sede.
La Administración de la Comunidad de Castilla y León podrá utilizar sistemas de sello electrónico para la actuación administrativa automatizada, en los términos establecidos en el artículo 18 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
La consejería competente para la dirección y ejecución de las actuaciones en materia de Administración electrónica, establecerá los requisitos y las condiciones de uso de los sellos electrónicos en el ámbito de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, de acuerdo con lo establecido en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad.
Artículo 13. Sistemas de código seguro de verificación.
La Administración de la Comunidad de Castilla y León podrá utilizar sistemas de código seguro de verificación de documentos en el desarrollo de actuaciones automatizadas en los términos establecidos en el artículo 18 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
El código seguro de verificación, que tendrá carácter único para cada documento, vinculará a la Administración de la Comunidad de Castilla y León y en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de su integridad mediante el acceso a la sede electrónica.
La consejería competente para la dirección y ejecución de las actuaciones en materia de Administración electrónica, será la responsable del desarrollo y mantenimiento del sistema informático que gestione los códigos seguros de verificación que se determinen.
La utilización de este sistema requerirá su aprobación mediante orden de la consejería competente por razón de la materia, previo informe del centro directivo competente en materia de Administración electrónica. Dicha orden además de describir el funcionamiento del sistema deberá:
a) Contener las actuaciones automatizadas a las que es de aplicación el sistema.
b) Determinar los órganos responsables de su utilización.
c) Establecer los mecanismos necesarios para la actualización de las credenciales de los usuarios autorizados en este sistema de firma.
Artículo 14. Firma electrónica de autoridades y personal al servicio de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.
a) Firma basada en el Documento Nacional de Identidad electrónico.
b) Firma basada en certificados electrónicos reconocidos que sean aceptados por la Administración de la Comunidad de Castilla y León.
c) Firma basada en certificado de empleado público al servicio de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, expresamente emitido con esta finalidad. Este sistema solo podrá ser utilizado en el desempeño de las funciones propias del puesto que ocupen.
d) Sistemas de código seguro de verificación en el desarrollo de actuaciones administrativas automatizadas.
a) Descripción del tipo de certificado, en el que deberá incluirse la denominación «certificado electrónico de empleado público».
b) Nombre y apellidos del titular del certificado.
c) Número del Documento Nacional de Identidad o, en su caso, número de identificación personal.
d) Órgano u organismo público en el que presta servicios el titular del certificado.
e) Número de Identificación Fiscal del órgano u organismo público en el que presta sus servicios el titular del certificado.
Será objeto de publicación en la sede electrónica la relación de los sistemas de firma electrónica que se establezcan e incluirá las características de los certificados electrónicos reconocidos, que sean aceptados por la Administración de la Comunidad de Castilla y León, así como los prestadores que los expiden.
En todo caso, las personas físicas podrán relacionarse electrónicamente con la Administración de la Comunidad de Castilla y León con los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad electrónico.
Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad podrán utilizar sistemas de firma electrónica de persona jurídica o de entidades sin personalidad, respectivamente, para los procedimientos y actuaciones en los que se admitan.
Podrán utilizarse otros sistemas de firma electrónica según lo previsto en letras b) y c) del artículo 13.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
La Administración de la Comunidad de Castilla y León pondrá a disposición los medios oportunos para que, con carácter general o específico, las personas físicas o jurídicas puedan realizar determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados.
Las personas físicas y jurídicas habilitadas, deberán ostentar la representación necesaria para cada actuación, en los términos establecidos en el artículo 32 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, o en los términos que resulten de la normativa específica de aplicación.
La representación podrá ser atribuida a una o varias personas tanto físicas como jurídicas, salvo en el caso de habilitación para la recepción electrónica de comunicaciones y notificaciones que únicamente podrá ser otorgada a una sola persona.
La habilitación solo confiere a la persona habilitada autorización para intervenir en los actos expresamente autorizados. Deberá conferirse habilitación expresa para recibir comunicaciones de la Administración en nombre del interesado, aun cuando éstas fueran consecuencia del documento presentado.
Artículo 17. Representación a través de corporaciones, asociaciones u otras instituciones.
Mediante el correspondiente convenio, la Administración de la Comunidad de Castilla y León podrá habilitar a corporaciones, asociaciones e instituciones para la realización de transacciones electrónicas en representación de las personas o entidades que sean miembros de aquellas.
La habilitación prevista en el apartado anterior requerirá la especificación al menos de los procedimientos y trámites objeto de habilitación, y las condiciones y obligaciones aplicables tanto a la persona jurídica o entidad firmante del convenio como a las personas habilitadas.
El convenio de habilitación de corporaciones, asociaciones e instituciones surtirá efectos tanto en relación con la corporación, asociación o institución firmante, como con las personas físicas o jurídicas que tengan la condición de colegiados, asociados o miembros de aquellas. Para hacer efectiva la habilitación, éstas últimas deberán suscribir un documento individualizado de adhesión que recoja expresamente la aceptación de su contenido íntegro.
Artículo 18. Registro electrónico de representantes.
El Registro electrónico de representantes es el registro en el que constarán obligatoriamente las representaciones que terceras personas otorguen para actuar en su nombre de forma electrónica en los procedimientos administrativos ante la Administración de la Comunidad de Castilla y León. Este registro no tiene el carácter de registro público.
Su creación, organización y funcionamiento se regulará por orden de la consejería competente para la dirección y ejecución de las actuaciones en materia de Administración electrónica.
Para su eficacia, los ciudadanos tendrán que identificarse ante el personal funcionario y prestar consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello.
Mediante orden de la consejería competente para la dirección y ejecución de las actuaciones en materia de Administración electrónica se regulará la creación, organización y funcionamiento del registro de personal funcionario habilitado.
En los términos que se establezcan, a través del correspondiente convenio se podrá reconocer eficacia jurídica a la identificación y autenticación realizada por funcionarios de otras administraciones públicas.
CAPÍTULO V
Registro Electrónico
Artículo 25. Comunicaciones electrónicas.
Los ciudadanos podrán elegir en todo momento la manera de comunicarse con la Administración de la Comunidad de Castilla y León, sea o no por medios electrónicos, excepto que se establezca la utilización obligatoria de un canal específico en los términos que preceptúa el artículo 27.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. En cualquier momento se podrá modificar el canal elegido. Dicha modificación tendrá efectos desde que la Administración autonómica tenga conocimiento de dicho cambio.
La Administración de la Comunidad de Castilla y León utilizará medios electrónicos en sus comunicaciones con los ciudadanos siempre que éstos lo hayan solicitado o consentido expresamente.
Las comunicaciones electrónicas serán válidas siempre que exista constancia de la transmisión y de la recepción, así como de sus fechas, contenido íntegro y que se identifiquen fidedignamente tanto el remitente como el destinatario de la misma.
Artículo 26. Comunicación obligatoria a través de medios electrónicos.
Reglamentariamente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 44.3 de la Ley 2/2010, de 11 de marzo, la Administración de la Comunidad de Castilla y León podrá obligar al ciudadano a comunicarse con ella utilizando solo medios electrónicos siempre que por su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizados el acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios. En la norma que establezca dicha obligación se especificarán: las comunicaciones a las que se aplica, el medio electrónico que se utilizará y los sujetos obligados.
Si no se utilizan medios electrónicos existiendo obligación de comunicarse a través de ellos, el órgano competente requerirá la subsanación, advirtiendo que si no se subsana, el trámite carecerá de efectos.
Artículo 27. Notificación electrónica.
En aquellos procedimientos y servicios en los que esté habilitada la notificación electrónica, ésta se efectuará cuando el interesado lo haya señalado como preferente o consentido su utilización, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 44.3 de la Ley 2/2010, de 11 de marzo.
El interesado deberá manifestar expresamente en la solicitud, escrito o comunicación su voluntad de recibir las notificaciones a través del medio electrónico habilitado por la Administración de la Comunidad de Castilla y León.
Tanto la indicación de la preferencia en el uso de medios electrónicos como el consentimiento, podrán emitirse y recabarse, en todo caso, por medios electrónicos.
La consejería competente para la dirección y ejecución de las actuaciones en materia de Administración electrónica gestionará el sistema informático para la notificación por medios electrónicos.
La práctica de notificaciones por medios electrónicos podrá efectuarse de alguna de las formas siguientes:
a) Mediante el Buzón electrónico del ciudadano, entendiendo por tal un sistema de dirección electrónica, habilitado en la sede para la práctica de notificaciones en la forma regulada en el artículo 29 de este decreto.
b) Mediante la utilización de otros medios que puedan establecerse, siempre que quede constancia de la recepción y acceso por el interesado y en las condiciones que se determinen en su regulación específica.
Artículo 29. Notificación electrónica mediante la puesta a disposición del documento electrónico a través del Buzón electrónico del ciudadano.
El sistema de buzón electrónico del ciudadano para la práctica de las notificaciones electrónicas es responsabilidad de la consejería competente para la dirección y ejecución de las actuaciones en materia de Administración electrónica.
El sistema de buzón electrónico deberá de satisfacer los siguientes requisitos:
a) Acreditar la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición del interesado del acto objeto de la notificación.
b) Posibilitar el acceso permanente.
c) Acreditar la fecha y hora de acceso al contenido.
d) Poseer los mecanismos de seguridad que determinen la identificación del ciudadano y garanticen la exclusividad de uso.
El sistema de buzón electrónico se adaptará a lo establecido en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad, así como a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo.
El Buzón electrónico del ciudadano tendrá vigencia indefinida, excepto en los siguientes supuestos:
a) Cuando el titular solicite su revocación.
b) Por fallecimiento del interesado.
c) Por extinción de la personalidad jurídica.
d) Cuando una resolución administrativa o judicial así lo ordene.
Conforme a lo dispuesto en el artículo 28.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, si a pesar de existir constancia de la puesta a disposición de la notificación electrónica, transcurren diez días naturales sin que se acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada con los efectos previstos en el artículo 59.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y normas concordantes, salvo que de oficio o a instancia del destinatario se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso.
Con la comprobación del acceso al contenido de la notificación electrónica se entenderán producidos todos los efectos jurídicos derivados de la notificación.
Si la práctica de la notificación electrónica no fuera posible por problemas técnicos de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, ésta realizará la notificación por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción.
De conformidad con lo establecido en el artículo 25.1 de este decreto, durante la tramitación del procedimiento el interesado podrá requerir al órgano correspondiente que las notificaciones sucesivas no se practiquen por medios electrónicos, utilizándose los demás medios admitidos en el artículo 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, excepto en los casos previstos en el artículo 26 de este decreto.
En la solicitud de modificación del medio de notificación preferente, deberá indicarse el medio, lugar o forma para la práctica de las notificaciones posteriores.
El cambio de medio de notificación surtirá efecto a partir del momento en que la Administración autonómica tenga conocimiento de dicho cambio.
La modificación del medio de notificación no afectará a la validez de las actuaciones administrativas realizadas con anterioridad.
CAPÍTULO VII
Documento y Archivo electrónicos
Para el inicio de la tramitación electrónica de un proceso, procedimiento, o servicio, la Administración de Castilla y León pondrá a disposición de los ciudadanos los modelos o sistemas electrónicos de escritos y comunicaciones así como del resto de los trámites publicados en la sede electrónica.
Los modelos electrónicos previstos en el apartado anterior, se regirán en lo relativo a transmisión, verificación y comprobación de datos así como en lo concerniente a declaraciones responsables por lo dispuesto en la normativa vigente sobre normalización de formularios.
Véase la Disposición Final Séptima
A efectos de este decreto, tendrán la consideración de herramientas y elementos corporativos comunes, sin perjuicio de su posible ampliación: el Registro electrónico, el Tablón de anuncios electrónico, la notificación electrónica, la firma electrónica, la consulta del estado de tramitación de los expedientes electrónicos, el Depósito de Originales Electrónicos y el Registro electrónico de representantes.
a) La supresión o reducción de la documentación requerida a los ciudadanos mediante su sustitución por información, declaraciones responsables, transmisiones de datos o certificaciones o, cuando ello fuere estrictamente necesario, la exigencia de su aportación al finalizar la tramitación.
b) La eliminación de trámites, como consecuencia de la racionalización del procedimiento.
c) La previsión de medios e instrumentos de transparencia e información al ciudadano.
d) La reducción de los plazos y tiempos de resolución.
e) La racionalización de las estructuras administrativas y la organización interna.
Dicho análisis se realizará siguiendo los criterios establecidos en las guías y manuales publicados en la sede electrónica en esta materia.
a) La seguridad del sistema que sustente el procedimiento de gestión en lo relativo a preservación de la disponibilidad, confidencialidad, integridad, autenticidad y trazabilidad de la información tratada, de acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad.
b) El uso de los sistemas informáticos corporativos de Administración electrónica.
c) El cumplimiento de la regulación contenida en Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Artículo 46. Acceso de las personas interesadas al estado de la tramitación de procedimientos gestionados electrónicamente.
Salvo que la normativa aplicable estableciese restricciones a esta información, el ciudadano podrá conocer previa identificación, el estado de tramitación de cualquier expediente en el que figure como interesado o representante autorizado, éste último con las condiciones establecidas en los artículos 16 y 17 de este decreto, mediante un servicio electrónico de acceso restringido al que se accederá a través de la sede electrónica.
La información sobre el estado de tramitación de los expedientes comprenderá la información de los actos de trámite realizados, con indicación sobre su contenido, así como la fecha en la que fueron dictados.
Además de la información descrita en los apartados anteriores, los ciudadanos podrán acceder a una relación de todos aquellos escritos, comunicaciones y solicitudes por ellos formulados que hayan presentado a través del registro electrónico de entrada.
Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León
La gestión pública de la Administración de la Comunidad se regirá por los principios establecidos en el título preliminar y por un modelo basado en la calidad total.
El modelo de gestión de la Administración autonómica será desarrollado reglamentariamente y se implantará a través de un itinerario gradual en todas las unidades administrativas.
Se potenciarán los grupos de mejora como sistema participativo mediante el cual los empleados públicos que los integran implantan medidas de gestión de la calidad en el ámbito del órgano, unidad o centro administrativo en el que desarrollan sus funciones.
La implantación del modelo de gestión supondrá que la Administración autonómica ajuste su política y estrategia a las necesidades de los ciudadanos y al interés público y garantizará que se hacen efectivos los principios de eficacia y eficiencia.
La política y estrategia de los centros directivos se ajustará a las directrices y objetivos generales que establezca la Junta de Castilla y León.
La estrategia se desplegará a través de planes y programas, que definirán líneas de actuación concretas relacionadas con los procesos correspondientes, y en objetivos. Los objetivos irán asociados a indicadores de eficiencia, que midan la relación entre los servicios prestados o actividades realizadas y los recursos empleados, y a indicadores de eficacia, que midan la repercusión en los objetivos generales de nivel superior.
La Administración autonómica en su relación con las Entidades Locales de la Comunidad promoverá entornos de colaboración que faciliten la modernización de las Administraciones Locales y que estimulen su implantación.
La Administración de la Comunidad llevará a cabo una racionalización administrativa, como proceso integral y continuo, para conseguir la optimización de su organización y de los recursos humanos y la reordenación, simplificación, normalización y automatización progresiva de los procedimientos para satisfacer las necesidades de los ciudadanos.
La racionalización administrativa se realizará mediante:
a) El análisis, el diagnóstico y la adecuación de las estructuras organizativas, procedimientos y procesos.
b) La implantación de técnicas de gestión en atención a los principios de eficacia, eficiencia y economía.
c) El establecimiento de programas de mejora.
La Administración autonómica realizará un análisis permanente de sus estructuras orgánicas para lograr la máxima eficiencia en la prestación de los servicios.
Mediante la realización de auditorías organizativas, se evaluará la adecuación de las estructuras administrativas a los fines previstos en el momento de su creación o modificación.
La Administración de la Comunidad de Castilla y León llevará a cabo un proceso de eliminación y reducción de las cargas administrativas en aquellas áreas prioritarias que se determinen por razón de las obligaciones de información que generen un mayor coste, mediante las siguientes actuaciones:
a) Reduciendo la frecuencia de las declaraciones obligatorias a los niveles mínimos necesarios para alcanzar los objetivos fundamentales del acto de que se trate y, de ser posible, armonizando la frecuencia de las declaraciones que se exigen en diferentes procedimientos administrativos relacionados entre sí.
b) Eliminando reiteraciones, verificando que la misma obligación de información no se impone varias veces por canales diferentes y suprimiendo los casos de solapamiento.
c) Automatizando la recogida de información, a través de sistemas de declaración electrónica.
d) Adecuando los requisitos de información, reduciendo en la medida de lo posible las exigencias impuestas.
e) Priorizando la exigencia de información a aquellos ciudadanos que realizan actividades de más riesgo.
f) Actualizando la imposición de obligaciones, mediante la supresión de los requisitos de información impuestos en relación con exigencias fundamentales que hayan desaparecido o hayan sido modificadas.
g) Facilitando el acceso a la información respecto de aquellos trámites administrativos que pudieran ralentizar el desarrollo económico.
La Administración establecerá medidas de simplificación de los procedimientos administrativos, con el fin de propiciar procesos de gestión pública más ágiles y racionales.
La consejería competente en materia de simplificación administrativa determinará los criterios de simplificación de los procedimientos que permitan diagnosticar, entre otros, aspectos tales como la necesidad de aportación de documentos por los ciudadanos, el momento procedimental de su aportación, la reducción de plazos y la agilización de la tramitación.
a) Principio de accesibilidad, que implica que la norma sea clara, comprensible y conocida por sus destinatarios.
b) Principio de coherencia de la nueva regulación con el resto de actuaciones y objetivos de las políticas públicas.
c) Principio de responsabilidad, que supone la determinación de los órganos responsables de la ejecución y del control de las medidas incluidas en la norma.
El proceso de evaluación de impacto normativo incorporará la metodología adecuada que permita la comparación objetiva y cuantificada de las ventajas e inconvenientes de las distintas opciones posibles para solucionar el problema que la norma pretende resolver.
La consejería competente en materia de calidad normativa coordinará la revisión periódica de la normativa vigente para determinar su adecuación a los principios de buena regulación, expresados en el apartado 1 de este artículo y realizará el informe de resultados de dicha evaluación.
La Administración de la Comunidad de Castilla y León implantará el uso de los medios electrónicos en las prestaciones de servicios, comunicaciones y relaciones con los ciudadanos, así como en sus comunicaciones internas y con otras Administraciones públicas e instituciones.
La Administración de la Comunidad en sus actuaciones electrónicas respetará los principios del título preliminar y las normas básicas sobre acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
Para garantizar la efectividad de aquellos principios y el respeto de los derechos de los ciudadanos, se arbitrarán medios de control del funcionamiento de la Administración electrónica.
La Junta de Castilla y León elaborará, con carácter anual, un informe sobre la implantación de la Administración electrónica que se remitirá a las Cortes de Castilla y León para su examen en la Comisión competente en materia de Administración Pública. Dicho informe contendrá un análisis de las quejas y sugerencias realizadas por los usuarios de la Administración electrónica.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 9.1 de esta ley y conforme dispone la legislación básica estatal, los ciudadanos tienen derecho a relacionarse electrónicamente con la Administración autonómica, pudiendo realizar sus trámites por medios electrónicos.
La Administración de la Comunidad facilitará asistencia en el uso de medios electrónicos a los ciudadanos, especialmente a quienes no estén obligados a relacionarse electrónicamente con ella, que así lo soliciten, a través de las oficinas de asistencia en materia de registro y por medio del servicio telefónico de información y atención al ciudadano.
La Administración autonómica podrá establecer reglamentariamente la obligación de relacionarse con ella a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
Las actuaciones administrativas a través de medios electrónicos respetarán, en todo caso, la normativa sobre protección de datos de carácter personal.
Las técnicas utilizadas garantizarán la autenticidad, confidencialidad, integridad y adecuada conservación de los datos.
Los responsables administrativos que accedan a información que contenga datos de carácter personal, en los supuestos en los que estos datos deban ser protegidos, se identificarán de forma individual.
En los términos previstos en la legislación básica estatal, la Administración autonómica habilitará diferentes canales para la prestación de los servicios electrónicos, garantizando el derecho de los ciudadanos a elegir el más adecuado a sus necesidades entre los que se encuentren disponibles.
Para garantizar la libre elección de alternativas tecnológicas, la Administración autonómica utilizará estándares abiertos, teniendo en cuenta aquellos que sean de uso generalizado por los ciudadanos.
Se facilitará el desarrollo y la implantación de las tecnologías más avanzadas y útiles para las relaciones con los ciudadanos.
Los ciudadanos podrán acceder a los servicios de la Administración autonómica a través de la sede electrónica que se ubicará en la dirección de la web corporativa y que respetará los principios establecidos en la legislación básica estatal.
En los términos establecidos en la legislación básica estatal, los ciudadanos podrán utilizar, todos los días del año y durante las veinticuatro horas del día, el registro electrónico de la Administración autonómica para presentar sus escritos, solicitudes y comunicaciones.
El registro electrónico de la Administración autonómica podrá recibir solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidas a otra Administración, de acuerdo con la legislación básica estatal.
El registro electrónico se regirá, a efectos de cómputo de plazos aplicables tanto a los ciudadanos como a la Administración de la Comunidad, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica corporativa, determinada por el Estado, que figurará visible y contará con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad.
La identificación de los ciudadanos que accedan a la Administración de la Comunidad por medios electrónicos y la autenticación de su actuación podrán realizarse por cualquiera de los medios contemplados en la legislación básica estatal y, en todo caso, por los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad.
La Administración autonómica podrá admitir otros sistemas de identificación electrónica, previa justificación de su necesidad y adecuación a cada tipo de procedimiento.
Las leyes, disposiciones y actos que, conforme a su normativa reguladora, deban publicarse lo harán por medios electrónicos, de acuerdo con lo que establece la regulación del «Boletín Oficial de Castilla y León».
El «Boletín Oficial de Castilla y León» electrónico será accesible a través de la sede electrónica de la Administración autonómica.
Los ciudadanos tienen derecho al acceso a la versión electrónica del «Boletín Oficial de Castilla y León» en las oficinas de información y atención al ciudadano de la Administración de la Comunidad.
En la sede electrónica corporativa existirá un tablón de anuncios electrónico en el que los órganos de la Administración de la Comunidad puedan incluir las publicaciones y notificaciones que hayan de practicar.
La Administración autonómica promoverá la generalización del expediente electrónico como alternativa al expediente en papel, en los términos establecidos en la legislación básica estatal y sus propias normas de desarrollo.
En su orden, los expedientes electrónicos respetarán los principios de completitud, integridad, accesibilidad e interconexión con otros documentos y expedientes electrónicos.
La Administración de la Comunidad deberá conservar en formato electrónico todos los documentos electrónicos emitidos por los ciudadanos, por sus órganos, unidades o centros y por otras Administraciones cuando contengan información o decisiones relevantes para derechos o intereses y formen parte de un expediente administrativo, así como de aquellos otros que, aun no formando parte de un expediente administrativo, constituyan evidencia de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración.
La conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma unitaria o mediante la inclusión de su información en bases de datos, siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos documentos.
Se garantizará la seguridad, integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección de datos y conservación de los documentos almacenados y depositados en archivos y depósitos electrónicos, así como su accesibilidad y localización.
Todo acceso a un archivo o a un depósito electrónico debe ser controlado, identificándose a las personas usuarias.
Se arbitrarán medidas técnicas que garanticen la conservación adecuada y el posible traslado de los documentos a nuevos formatos y soportes.
Los órganos colegiados de la Administración de la Comunidad utilizarán preferentemente para su funcionamiento medios electrónicos.
La convocatoria de las sesiones, el orden del día y la documentación relativa a los asuntos que integren este se comunicarán a los miembros del órgano colegiado por correo electrónico en la dirección que a tal efecto tengan designada, sin perjuicio de la utilización de otros medios de comunicación electrónicos.
La convocatoria de las sesiones y el orden del día deberán estar depositados en la dirección electrónica del destinatario con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas.
Los miembros de los órganos colegiados deberán comunicar al órgano convocante la recepción de la citación, utilizando para ello medios electrónicos.
Las certificaciones electrónicas serán expedidas por el secretario del órgano colegiado y las actas estarán firmadas por el presidente y el secretario.
Las actas, libros de acuerdos y demás documentos de los órganos colegiados estarán archivados electrónicamente con todas las garantías adecuadas para su autenticidad y conservación.
Cuando circunstancias de tiempo y lugar dificulten la reunión presencial simultánea de los miembros de los órganos colegiados de la Administración autonómica, o cuando así se considere oportuno, podrá optarse por la constitución y el funcionamiento electrónico de estos órganos, mediante sesiones electrónicas, con respeto a los trámites esenciales establecidos en la legislación básica estatal.
Las sesiones a las que se refiere este artículo tendrán la misma validez que las celebradas presencialmente en un mismo lugar.
A efectos jurídicos, el lugar en que se celebre la sesión electrónica será la sede del órgano colegiado y, en su defecto, el de la Consejería, organismo o entidad al que esté adscrito.
Respetando las garantías establecidas en la normativa reguladora de la protección de datos de carácter personal, se facilitará, cuando proceda, el acceso electrónico de otras Administraciones a los datos en poder de la Administración autonómica.
Las herramientas tecnológicas de la Administración electrónica autonómica garantizarán la compatibilidad con los medios de identificación y autentificación del resto de Administraciones.
La Administración de la Comunidad prestará el apoyo técnico necesario a las Entidades Locales de Castilla y León para la implantación de la Administración electrónica en el ámbito de sus competencias.
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