Tema 18: La documentación administrativa

1. Son oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración del Principado de Asturias: a) La Oficina Central de asistencia en materia de registros de la Administración del Principado de Asturias. b) La oficina general de asistencia en materia de registros de cada Consejería. c) Las oficinas auxiliares de asistencia en materia de registros de cada Consejería. 2. La Consejería competente en materia de coordinación de registros administrativos de entrada y salida de documentación hará pública y mantendrá actualizada la relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la

presentación electrónica de documentos, con indicación de los días y el horario en el que deban permanecer abiertas. Asimismo, mantendrá permanentemente actualizado en la sede electrónica de la Administración del Principado de Asturias, un directorio geográfico que permita al interesado identificar la oficina de asistencia en materia de registros más próxima a su domicilio.

1. La Oficina Central de asistencia en materia de registros de la Administración del Principado de Asturias desarrolla las funciones propias de las oficinas de asistencia en materia de registros y coordina las oficinas generales y auxiliares de asistencia en materia de registros bajo la dependencia de la Consejería competente en materia de coordinación de registros administrativos de entrada y salida de documentación. 2. Por Resolución del titular de la citada Consejería, se establecerá el horario de atención al público de la Oficina Central de asistencia en materia de registros de la Administración del Principado de Asturias.

1. En cada Consejería existirá una oficina general de asistencia en materia de registros que será gestionada por la Secretaría General Técnica. El horario de atención al público de las oficinas generales será el que disponga cada una de las Consejerías en su ámbito de actuación. 2. Asimismo, en cada Consejería se podrán crear oficinas auxiliares de asistencia en materia de registros en aquellos órganos administrativos en los que, por su ubicación física o la especialidad de sus funciones, resulte necesario para facilitar a los ciudadanos la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones. Dichas oficinas serán auxiliares de la oficina general de asistencia en materia de registros de la Consejería respectiva. Por Resolución del titular de la Consejería correspondiente, publicada en el Boletín Oficial del Principado de Asturias, tendrá lugar la creación, modificación o supresión de las oficinas auxiliares de asistencia en materia de registros. Esta resolución contendrá, respecto a estas oficinas, al menos, los siguientes datos: a) La localización. b) El horario. c) El carácter de auxiliar y la oficina general de asistencia en materia de registros de la que dependa.

Las oficinas de asistencia en materia de registros desarrollarán, de conformidad con lo previsto en la legislación básica, las siguientes funciones: a) La recepción y digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos que las acompañen, dirigidos a cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización. b) La expedición de recibos que acrediten la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y escritos. c) La anotación de asientos de entrada y, en su caso, salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones. d) La remisión de solicitudes, comunicaciones y escritos a los órganos, servicios o unidades destinatarios. e) La emisión de diligencias de constatación de las solicitudes, comunicaciones y escritos que se hayan presentado. f) La expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados a través de funcionarios habilitados respecto de la documentación presentada por los ciudadanos para su registro. g) La inscripción, revocación, prórroga o denuncia de poderes en el registro electrónico general de apoderamientos a través de funcionarios habilitados. h) La asistencia, a través de funcionarios habilitados, en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la LPAC que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación o firma electrónica. i) La notificación cuando el interesado lo solicite con ocasión de su comparecencia espontánea o la de su representante en las oficinas de asistencia en materia de registros. j) Facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige. k) Poner a disposición de los interesados los modelos que permitan la presentación simultánea de varias solicitudes, así como los modelos normalizados previstos en el artículo 18.

l) Cualquier otra que se les atribuya legal o reglamentariamente.

1. Deben registrarse de entrada todas las solicitudes, escritos y comunicaciones que sean presentados o se reciban en cualquier oficina de asistencia en materia de registros de la Administración del Principado de Asturias, siempre que estén claramente identificados tanto el interesado como el órgano o unidad administrativa al que se dirigen y la solicitud, escrito o comunicación presentada sea original. 2. Se podrán registrar de salida los escritos y comunicaciones oficiales que se dirijan a otros órganos o a particulares. 3. No serán objeto de registro, de entrada o salida: a) Las solicitudes, escritos y comunicaciones redactados en lenguas extranjeras, salvo que se acompañen de traducción oficial. b) La documentación de carácter publicitario, comercial, informativo, felicitaciones, invitaciones personales, agradecimientos, libros, publicaciones y análogos. c) Las solicitudes, escritos y comunicaciones que se envíen entre unidades que dependan de un mismo órgano administrativo. d) Los informes, escritos y documentos que se envíen entre empleados públicos y sus superiores o viceversa, incluyendo peticiones de vacaciones y permisos, así como partes médicos de altas y bajas o similares. e) Las solicitudes, escritos y comunicaciones que se reciban por fax, telegrama y correo electrónico. A solicitud del interesado, la oficina donde se pretenda realizar el registro emitirá una diligencia donde conste la causa de la denegación, el peticionario, la naturaleza del documento y la fecha y hora de presentación, que será entregada al interesado, quedando copia en la oficina.

1. Por Resolución del titular de la Consejería competente en materia de normalización y simplificación de los procedimientos administrativos se establecerán las instrucciones para la normalización de las solicitudes de inicio, declaraciones responsables y comunicaciones. 2. Los modelos normalizados estarán disponibles en la sede electrónica y en las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración del Principado de Asturias, al objeto de facilitar la aportación de datos requeridos a las personas solicitantes.

1. En el ámbito de la Administración del Principado de Asturias tendrán competencia para la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados: a) Las oficinas de asistencia en materia de registros respecto de la documentación presentada por los ciudadanos para su registro. b) El órgano competente para la tramitación del procedimiento al que deba incorporarse la documentación objeto de la copia. c) Tratándose de documentos públicos administrativos, el órgano que los haya emitido o, en su caso, quien haya asumido sus funciones. d) Las unidades de digitalización que se creen en las distintas Consejerías mediante resolución de su titular para la conversión electrónica de expedientes y documentos en soporte papel. 2. En el supuesto de que, por el tiempo transcurrido, el documento original o los datos en él contenidos obrasen en un archivo general, histórico u organismo similar, la solicitud será cursada al correspondiente archivo para la expedición, en su caso, de la copia auténtica. 3. La copia auténtica de aquellos documentos que contengan datos nominativos podrá ser solicitada por los titulares de tales datos o por terceros que acrediten un interés legítimo en su obtención. Cuando el documento contenga datos personales que pudieran afectar a la intimidad de los titulares, la copia solo podrá ser solicitada por estos. Si los datos contenidos en el documento afectaran también a la intimidad de personas diferentes del solicitante, solo se expedirá la copia previo consentimiento de las restantes afectadas. 4. La solicitud de copia auténtica solo podrá ser denegada en los supuestos establecidos en el artículo 27.4 de la LPAC.

Es objeto del presente Decreto la regulación del servicio de registro telemático, la creación del Registro Telemático del Principado de Asturias, así como el establecimiento de los requisitos necesarios para la creación de otros registros telemáticos.

El presente Decreto es de aplicación a la Administración del Principado de Asturias y a los organismos y entes públicos pertenecientes a su sector público, en cuanto ejerzan potestades públicas.

A los efectos del presente Decreto, se entiende por: a) Sistema informático: Un programa o conjunto de programas informáticos que tienen por objeto el tratamiento electrónico de información. b) Documento electrónico: Una entidad de información identificada, estructurada o no, que conteniendo datos, texto, gráficos, sonidos, imágenes o cualquier otra clase de información, facilita que ésta pueda ser cargada, almacenada, explotada, editada, extraída o intercambiada entre sistemas informáticos, como una unidad diferenciada. c) Formulario electrónico: Un documento electrónico estructurado, con campos de información predefinidos, que sirve de soporte para la carga de las solicitudes, escritos y comunicaciones referidas a trámites o procedimientos administrativos susceptibles de recepción y remisión mediante registro telemático y que se encuentra disponible a tal efecto en el portal o la intranet corporativos de la Administración del Principado de Asturias. d) Soporte informático: Objeto sobre el que es posible grabar y recuperar datos o documentos electrónicos. e) Medio telemático: Un mecanismo, instalación, equipo o sistema que permite transmitir datos y documentos electrónicos u otro tipo de información mediante técnicas telemáticas. f) Identificación electrónica: Un conjunto de datos en forma electrónica que, consignados junto a otros o asociados con ellos, pueden ser utilizados como medio para acreditar la identidad de la persona usuaria. 24–XI–2005 20551 BOLETIN OFICIAL DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS g) Identificación electrónica con contraseña: Una identificación electrónica compuesta por un código de usuario/a y una contraseña previamente facilitados por el Servicio competente en materia de atención ciudadana o, en su caso, por el órgano titular del registro telemático de que se trate. h) Identificación electrónica con certificado: Una identificación electrónica compuesta por los datos recogidos en un certificado de firma electrónica acreditado por la Administración del Principado de Asturias en aplicación de sus políticas de validación. i) Firma electrónica avanzada: Un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que permite identificar a la persona firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada a la misma de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que la persona firmante puede mantener bajo su exclusivo control. j) Firma electrónica reconocida: Una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. k) Dirección electrónica: Una serie de caracteres que identifican unívocamente un servidor, un sitio o un recurso en internet y que permiten acceder a él. CAPITULO II Régimen del registro telemático

1. El registro telemático realizará las siguientes funciones: a) Recibir y remitir solicitudes, escritos y comunicaciones relativos a los trámites, servicios y procedimientos que se especifiquen en su norma reguladora. b) Anotar los correspondientes asientos de entrada y salida de acuerdo con lo dispuesto en el presente Decreto y en los apartados 2 y 3 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. c) Expedir recibos acreditativos de la recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones presentados por los ciudadanos y ciudadanas por este medio, recibos que generará de modo automático el sistema informático de registro. d) Remitir los datos que corresponda en cada caso al sistema informático donde haya de realizarse la ejecución del trámite o procedimiento objeto de la solicitud, escrito o comunicación realizados. 2. La expedición de copias de documentos electrónicos recibidos o remitidos únicamente se realizará en lo supuestos contemplados en el artículo 14 de este Decreto.

1. La presentación en el registro telemático tendrá carácter voluntario para las personas interesadas, siendo alternativa a la utilización de los medios señalados en el apartado 4 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, salvo que una norma con rango de ley establezca otra cosa. 2. En la dirección electrónica de acceso al registro telemático figurarán la relación actualizada de los servicios, trámites y procedimientos a que deben referirse los escritos, solicitudes y comunicaciones que se presenten por ese medio, los sistemas de identificación y de firma electrónica admitidos en cada caso, así como los formularios electrónicos a emplear.

1. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones en registro telemático se podrá realizar todos los días del año durante las veinticuatro horas. El registro telemático se regirá por la fecha y hora oficial española correspondiente a la Península Ibérica. 2. La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones sólo podrá interrumpirse cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo y únicamente por el tiempo imprescindible. La interrupción deberá anunciarse a los y las potenciales usuarios y usuarias del registro telemático con la antelación que, en su caso, resulte posible. En los supuestos de interrupción no planificada del funcionamiento del registro telemático, y siempre que sea posible, la persona usuaria verá un mensaje en el que se comunicará tal circunstancia.

1. En los formularios electrónicos habilitados para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por registro telemático se indicarán los documentos electrónicos que es necesario adjuntar al formulario, así como los requisitos exigidos en su caso. 2. Todos los documentos electrónicos que se presenten por registro telemático deberán emplear formatos que sean compatibles con los utilizados por la Administración del Principado de Asturias y por organismos y entes públicos pertenecientes a su sector. Los formatos compatibles se publicarán en el portal corporativo de la Administración del Principado de Asturias o, en su caso, en el de los organismos y entes públicos pertenecientes a su sector.

1. El registro telemático recibirá las solicitudes, escritos y comunicaciones que le sean presentados siempre que se cumplan las siguientes condiciones: a) Que las solicitudes, escritos y comunicaciones se refieran a trámites, servicios o procedimientos recogidos en la norma reguladora del registro. b) Que las solicitudes, escritos y comunicaciones se soporten en los formularios electrónicos habilitados al efecto para cada uno de los trámites, servicios o procedimientos. c) Que se utilicen los sistemas de identificación electrónica y de firma electrónica admitidos en cada caso en la norma reguladora del registro. Para cada servicio, procedimiento o trámite podrá admitirse más de un sistema de identificación electrónica y, en su caso, de firma electrónica. 2. La recepción por parte del registro telemático de una solicitud, escrito o comunicación supondrá la emisión automática, por el mismo medio, de un recibo acreditativo en el que constarán los datos proporcionados por la persona interesada, junto con la fecha y la hora en que se produjo la recepción y el número de asiento de entrada asignado. Este recibo se configurará de forma que pueda ser impreso 24–XI–2005 20552 BOLETIN OFICIAL DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS y archivado electrónicamente por la persona interesada y que garantice la identidad del registro, y tendrá el valor de recibo de presentación a efectos de lo dispuesto en el artículo 70.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. 3. La no recepción por la persona interesada del recibo acreditativo o, en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o de deficiencia de la transmisión implica que en el registro telemático no se ha producido la recepción de la solicitud, escrito o comunicación, debiendo por tanto la persona interesada realizar la presentación en otro momento o utilizando otros medios.

A los efectos del cómputo de plazos fijados en días hábiles, la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones en el registro telemático se regirá por los siguientes criterios: a) Serán considerados días inhábiles los así declarados en el calendario anual de días inhábiles para la Administración del Principado de Asturias. b) La presentación realizada en un día inhábil se entenderá recibida a primera hora del primer día hábil siguiente. A estos efectos, en el asiento de entrada se inscribirán como fecha y hora de presentación aquéllas en las que ésta efectivamente se produjo, constando como fecha y hora de recepción las cero horas y un segundo del primer día hábil siguiente.

1. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones en registro telemático tendrá idénticos efectos que la efectuada por los demás medios admitidos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. 2. Se tendrán por no presentados las solicitudes, escritos y comunicaciones relativos a servicios, trámites o procedimientos que no estén expresamente recogidos en la norma reguladora del Registro Telemático; en estos casos se archivarán, teniéndolas por no presentadas, comunicándolo así al remitente.

1. Todas las solicitudes, escritos y comunicaciones que se reciban o remitan mediante registro telemático se registrarán respetando el orden temporal de recepción o remisión, y serán cursadas a sus destinatarios/as, sin dilación, por medios telemáticos. 2. Los asientos quedarán ordenados cronológicamente, constando en cada uno de ellos, un número correlativo de asiento, la fecha y hora de presentación, la fecha y hora de recepción o de remisión, los datos identificativos de la persona remitente y los datos identificativos del destinatario/a, la naturaleza de la solicitud, escrito o comunicación y, en su caso, una referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.

1. En la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones por registro telemático, se garantizará: a) La disponibilidad de los sistemas informáticos y el acceso a los medios telemáticos en las condiciones que en cada caso se establezcan. b) La efectiva compatibilidad de los formatos de documentos que se publiciten como compatibles con los utilizados por la Administración del Principado de Asturias, organismos y entes públicos pertenecientes a su sector público. c) La existencia de medidas de seguridad que eviten la interceptación y alteración de las comunicaciones y los accesos no autorizados. d) El funcionamiento de los servidores informáticos de la Administración del Principado de Asturias y de organismos y entes públicos pertenecientes a su sector público, bajo el uso de un certificado de componente emitido por un proveedor de servicios de certificación electrónica habilitado de conformidad con la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica. 2. Por Resolución de la Consejería competente en materia de coordinación de registros de entrada y salida de documentos, se establecerán los criterios de disponibilidad, autenticidad, integridad, confidencialidad y conservación de la información a cumplir por el sistema informático de soporte del registro telemático. 3. En la dirección electrónica de acceso al registro telemático, se difundirán las características de su sistema informático, aprobadas por el órgano competente en la materia.

1. Los documentos electrónicos que se reciban o remitan por registro telemático serán archivados y custodiados en soportes y sistemas informáticos. 2. Para su archivo podrá utilizarse el mismo formato del documento electrónico originario o cualquier otro que, en todo caso, asegure la integridad y disponibilidad de la información que el documento contenga. 3. Los soportes en que se almacenen los documentos electrónicos serán objeto de medidas de seguridad que garanticen la integridad, protección y conservación de los documentos almacenados y, en particular, la identificación de los usuarios y las usuarias y el control de acceso a los mismos.

El acceso a los documentos electrónicos recibidos o remitidos por registro telemático se regirá por lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. CAPITULO III Registro telemático del Principado de Asturias

1. Se crea el Registro Telemático del Principado de Asturias, que se adscribe a la Consejería competente en materia de coordinación de registros de entrada y salida de documentos. 24–XI–2005 20553 BOLETIN OFICIAL DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS 2. El Registro Telemático del Principado de Asturias podrá ser utilizado para la recepción o la salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones que, por medios telemáticos, guarden relación con los trámites, procedimientos o servicios que se especifican en el anexo I de este Decreto o que en lo sucesivo se incorporen al mismo.

1. El acceso al Registro Telemático del Principado de Asturias se podrá realizar a través del portal corporativo de la Administración del Principado de Asturias, cuya dirección electrónica es http://www.princast.es. 2. En esta misma dirección se publicará, permanentemente actualizada, la relación de trámites, procedimientos o servicios cuyas solicitudes, escritos y comunicaciones pueden ser recibidas o remitidas mediante el Registro Telemático del Principado de Asturias, así como el sistema o sistemas de identificación electrónica y de firma electrónica aceptados para la identificación de la persona usuaria y la admisión de la solicitud, escrito o comunicación en cada caso.

El órgano responsable de la seguridad del Registro Telemático del Principado de Asturias será la Consejería competente en materia de definición e implantación de políticas de seguridad en materia informática.

El órgano responsable de la gestión del Registro Telemático del Principado de Asturias será la Consejería competente en materia de coordinación de registros administrativos de entrada y salida de documentación en la Administración del Principado de Asturias.

La modificación del Registro Telemático del Principado de Asturias se realizará mediante Resolución de la Consejería competente en materia de coordinación de registros de entrada y salida de documentos. En el caso de que la modificación suponga la incorporación, supresión o modificación de un trámite, procedimiento o servicio, a que se refiere el artículo 15.2, se requerirá la conformidad del órgano responsable de aquél, debiendo especificarse en los casos de modificación e incorporación, al menos, los conceptos contenidos en los anexos II y III del presente Decreto. CAPITULO IV Otros registros telemáticos

1. Excepcionalmente se podrán crear, dentro del ámbito a que se refiere el artículo 2, otros registros telemáticos destinados a la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones relativos a trámites, procedimientos o servicios concretos cuya especificidad así lo justifique. 2. La creación de estos registros se acordará por el titular de la Consejería, organismo o ente público competente para la resolución de los trámites o procedimientos de que se trate, previo informe favorable de la Consejería competente en materia de coordinación de registros de entrada y salida de documentos. 3. En todo caso, la disposición de creación de un registro telemático tendrá el siguiente contenido mínimo: a) Dirección o direcciones electrónicas de acceso al registro. b) Organo responsable de la seguridad del registro. c) Organo responsable de la gestión del registro. d) Trámites, procedimientos o servicios a los que han de referirse las solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden recibirse o remitirse por el registro, debiendo especificarse, al menos, los conceptos que se enumeran en el anexo II del presente Decreto. e) Sistema o sistemas de identificación electrónica y de firma electrónica aceptados para la identificación de la persona usuaria y la admisión de la solicitud, escrito o comunicación en cada caso, debiendo especificarse al menos y para cada trámite el nivel mínimo de identificación y de firma de la persona usuaria que en cada caso se requiere; las categorías de “niveles de identificación de usuario/a” y de “niveles de firma de usuario/a” serán las que se relacionan en el anexo III del presente Decreto.

1. La modificación de otros registros telemáticos se acordará por el titular de la Consejería, organismo o ente público competente para la resolución de los trámites o procedimientos de que se trate, previo informe favorable de la Consejería competente en materia de coordinación de registros de entrada y salida de documentos. 2. La supresión de un registro telemático se acordará por el titular de la Consejería, organismo o ente público que ordeno su creación, previo informe favorable de la Consejería competente en materia de coordinación de registros de entrada y salida de documentos.

1. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.

El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.

Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.

En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo.

2. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

3. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.

4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:

a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.

b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros.

5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.

Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

6. Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios.

7. Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.

8. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.

1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:

a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.

c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.

d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.

e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.

3. No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos.

1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.

Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.

A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

2. Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

3. Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:

a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

4. Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.

Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.

5. Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.

6. La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.

1. Los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos por las Administraciones Públicas de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable. Asimismo, los interesados podrán aportar cualquier otro documento que estimen conveniente.

2. Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello. No cabrá la oposición cuando la aportación del documento se exigiera en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.

Las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.

Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que tramita el procedimiento, estos deberán ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.

3. Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.

Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo presentó los citados documentos, debiendo las Administraciones Públicas recabarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, salvo que conste en el procedimiento la oposición expresa del interesado o la ley especial aplicable requiera su consentimiento expreso. Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación.

4. Cuando con carácter excepcional, y de acuerdo con lo previsto en esta Ley, la Administración solicitara al interesado la presentación de un documento original y éste estuviera en formato papel, el interesado deberá obtener una copia auténtica, según los requisitos establecidos en el artículo 27, con carácter previo a su presentación electrónica. La copia electrónica resultante reflejará expresamente esta circunstancia.

5. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que podrán requerir la exhibición del documento o de la información original.

6. Las copias que aporten los interesados al procedimiento administrativo tendrán eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas.

7. Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten.

1. Cada Administración Pública publicará los días y el horario en el que deban permanecer abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos, garantizando el derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de medios electrónicos.

2. El registro electrónico de cada Administración u Organismo se regirá a efectos de cómputo de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar de modo accesible y visible.

El funcionamiento del registro electrónico se regirá por las siguientes reglas:

a) Permitirá la presentación de documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas.

b) A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles, y en lo que se refiere al cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.

Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior.

c) El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir las Administraciones Públicas vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de cada Administración u Organismo. En todo caso, la fecha y hora efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el documento.

3. La sede electrónica del registro de cada Administración Pública u Organismo, determinará, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquélla y al calendario previsto en el artículo 30.7, los días que se considerarán inhábiles a los efectos previstos en este artículo. Este será el único calendario de días inhábiles que se aplicará a efectos del cómputo de plazos en los registros electrónicos, sin que resulte de aplicación a los mismos lo dispuesto en el artículo 30.6.

1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.

2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.

El documento administrativo es el soporte en el que se materializan los actos de la Administración Pública, la actividad administrativa y los procedimientos en que se manifiesta. El Manual de documentos administrativos del Ministerio para las Administraciones Públicas (MAP, 1994) lo define como «todo escrito o documento producido o recibido en el ejercicio de actividades propias de cada órgano de la Administración».

Los documentos administrativos cumplen dos funciones esenciales:

Función de constancia: el documento fija de forma permanente el acto o hecho administrativo y permite acreditarlo en el tiempo. Garantiza la prueba de que el acto se produjo, de su contenido y de sus efectos jurídicos. Esta función está directamente vinculada al principio de eficacia y a la seguridad jurídica.

Función de comunicación: el documento sirve de vehículo de transmisión de la voluntad, decisiones o información de la Administración hacia los ciudadanos, otras Administraciones u otros órganos. A través de esta función el acto administrativo adquiere eficacia frente a sus destinatarios.

Ambas funciones pueden concurrir en un mismo documento o ser predominante una de ellas según el tipo documental.